Tính đến nay, đây là phương thức được sử dụng rộng rãi và thường xuyên của hầu hết các doanh nghiệp. Đồng thời, được coi là giải pháp hiệu quả cho các cuộc họp, thảo luận không tốn kém chi phí và thời gian di chuyển. Để hiểu rõ hơn về hình thức này, bạn hãy theo dõi ngay nội dung bài viết được chúng tôi chia sẻ dưới đây nhé!
1. Hội Thảo, Hội nghị Trực Tuyến là gì?
Hội nghị trực tuyến (teleconference) còn được gọi là hội thảo trực tuyến là cuộc họp của những người không có mặt ở cùng một địa điểm dưới sự hỗ trợ bởi truyền thông điện tử bao gồm phần mềm trực tuyến, web điện tử, môi trường Internet. Hình thức này được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như đào tạo doanh nghiệp, giới thiệu sản phẩm, giáo dục và nhiều lĩnh vực khác
Nó đã trở thành một phần không thể thiếu đối với hoạt động phát triển của doanh nghiệp, giúp kết nối, quản lý và làm việc một cách hiệu quả hơn. Nhờ có vây, doanh nghiệp tiết kiệm được một lượng lớn chi phí đi lại. Từ đó, có thể làm tăng hiệu quả kết nối với đối tác, quản lý hệ thống một cách dễ dàng.
2. Lợi ích của cuộc hội thảo trực tuyến
Hội thảo trực tuyến là hình thức mang lại nhiều lợi ích cho người tổ chức và người tham gia. Cụ thể:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho những người có hạn chế về địa lý. Người tham gia có thể tham gia hội thảo từ bất cứ đâu chỉ cần có kết nối Internet.
- Giảm thiểu rủi ro: Hình thức này giúp giảm thiểu rủi ro trong các trường hợp bất khả kháng về thời tiết hoặc dịch bệnh.
- Tăng tầm vóc của sự kiện: hội nghị trực tuyến giúp tăng tầm vóc của sự kiện bằng cách thu hút được đông đảo khán giả từ khắp nơi trên thế giới.
- Tạo cộng đồng: Giúp tạo ra một cộng đồng những người có cùng sở thích và mong muốn học hỏi, chia sẻ kiến thức.
- Tạo nội dung: hội nghị trực tuyến cung cấp cho người tổ chức nhiều nội dung có thể tái sử dụng như video, slide, tài liệu tham khảo.
- Tạo cơ hội kinh doanh: hội nghị trực tuyến giúp tạo cơ hội kinh doanh mới bằng cách giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến khách hàng tiềm năng.
3. Bạn Cần Chuẩn bị gì để thực hiện họp hội nghị và hội thảo?
Các thiết bị thông thường được sử dụng gồm có:
3.1. Webcam
Webcam là một máy quay video ghi hoặc truyền phát video đến một máy tính hoặc mạng máy tính. Thiết bị này thường được sử dụng cho việc gọi video, phát trực tiếp, mạng xã hội và mục đích an ninh.
3.2. Micro hội nghị, hội thảo
Đây là một loại microphone được sử dụng trong các hệ thống âm thanh phòng họp chuyên dụng hoặc phòng hội nghị, hội thảo. Micro hội nghị, hội thảo được sử dụng chủ yếu để thu lại âm thanh người nói, sau đó truyền xuống khu vực xử lý và truyền đến hệ thống loa. Nó giúp đảm bảo tín hiệu âm thanh, nâng cao chất lượng truyền phát thông tin với người tham gia ngay cả trong không gian hội trường rộng lớn.
3.3. Loa
Loa thường được sử dụng là loa âm trần và loa treo tường hoặc là là thiết bị âm thanh được thiết kế tích hợp cả loa ngoài và micro trên cùng một thiết bị. Đa số loa có thiết kế mai rùa và khả năng thu âm đa hướng, lý tưởng cho các cuộc họp nhóm trực tuyến. Thiết bị này giúp mang đến giải pháp hoàn chỉnh và mang đến trải nghiệm giao tiếp chất lượng với âm thanh rõ ràng, chính xác.
3.4. Máy tính hoặc máy chiếu
Máy tính hoặc máy chiếu là hai thiết bị quan trọng trong. Máy tình được sử dụng để kết nối với các phần mềm như Zoom, Skype, Google Meet,… để thực hiện cuộc họp trực tuyến.
Máy chiếu được sử dụng để chiếu hình ảnh, video, nội dung của các thành viên tham gia họp trực tuyến lên màn hình lớn. Ngoài ra, máy chiếu còn được sử dụng để chiếu các tài liệu, bài thuyết trình, slide,… giúp cho việc trình bày trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
3.5. Kết nối Internet
Để tham gia, bạn cần có một kết nối Internet băng thông rộng và phần mềm. Bởi nhiên, chất lượng cuộc họp phụ thuộc rất nhiều vào đường truyền Internet, nếu đường truyền không ổn định, cuộc họp sẽ bị gián đoạn và ảnh hưởng đến hiệu quả của cuộc họp.
3.6. Phần mềm họp trực tuyến
Là một ứng dụng giúp cho việc tổ chức giữa hai hoặc nhiều bên tại nhiều địa điểm khác nhau thông qua các thiết bị kết nối với Internet. Một số phần mềm họp trực tuyến phổ biến hiện nay bao gồm: Google Meet, Zavi Meeting – Zalo, Zoom,… Mỗi phần mềm có những đặc điểm và tính năng khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và mục đích sử dụng của người dùng.
4. Giải pháp họp trực tuyến phổ biến hiện nay
Hiện nay, có rất nhiều giải pháp họp trực tuyến phổ biến đang được áp dụng rộng rãi. Chi tiết như sau:
4.1. Họp qua thiết bị hội nghị truyền hình
Giải pháp này sử dụng hệ thống các thiết bị hội nghị truyền hình phần cứng và phần mềm kết hợp với nhau để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác thông qua đường truyền mạng internet, WAN, LAN. Giải pháp này tốn kém nhất vì phải đầu tư hệ thống phần cứng cho các điểm cầu (chi phí thiết bị, vận hành), muốn họp bao nhiêu điểm thì phải triển khai lắp đặt hệ thống cho mỗi điểm.
4.2. Qua điện thoại
Giải pháp này sử dụng điện thoại thông qua môi trường Internet/PSTN để họp trực tuyến. Giải pháp này đơn giản và tiết kiệm chi phí hơn giải pháp hội nghị truyền hình, nhưng chất lượng hình ảnh và âm thanh hội nghị không được tốt nhất.
4.3. Đàm thoại trực tuyến qua phần mềm/web
Giải pháp này sử dụng phần mềm hoặc web hội nghị để họp trực tuyến. Giải pháp này đơn giản, tiết kiệm chi phí và dễ sử dụng nhất.
4.4. Sử dụng dịch vụ phần mềm họp hội nghị
Có nhiều dịch vụ trực tuyến như Zoom, Google Meet, Microsoft Team, Lifesize, Webex, Skype,… Mỗi dịch vụ có những ưu điểm và hạn chế riêng, tùy thuộc vào nhu cầu của từng tổ chức, doanh nghiệp.
5. DP Sound Light chuyên tư vấn và thi công, lắp đặt hệ thống hội nghị trực tuyến - hội thảo giá tốt, chất lượng cao
Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm đơn vị tư vấn và thi công lắp đặt hệ thống hội nghị - hội thảo trực tuyến, DP Sound Light chính là sự lựa chọn hoàn hảo nhất. Chúng tôi với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề sự kiện, mang tới cho các doanh nghiệp & tổ chức dịch vụ trọn gói với chất lượng uy tín, đảm bảo, quý khách hàng yên tâm với các sản phẩm với đầy đủ giấy tờ CO.CQ rõ ràng minh bạch.
Cho đến nay, DP Sound Light đã hợp tác với rất nhiều đơn vị lớn nhỏ ở trong nước thuộc các dự án của nhà nước và tư nhân… Quý doanh nghiệp sẽ được đội ngũ tư vấn viên, kĩ thuật viên dày dặn kinh nghiệm hỗ trợ từ a-z trong suốt quá trình.
Liên hệ với DP Sound Light ngay hôm nay để được tư vấn và báo giá thi công, lắp đặt Loa phòng họp - hội nghị mới nhất.
